iPhoneユーザー必見！仕事効率化に役立つアプリ10選

働き方改革の実現に向けて、ITを活用した仕事の効率化が急務となっています。従来、仕事はオフィス内で行うものといった概念がありましたが、現在ではスマートフォンやタブレット端末、クラウドベースで利用できるシステムなどの普及によって、自宅や出張先などでも仕事ができるようになりました。

そこで今回は、仕事効率化に役立つiPhone向けのアプリをいくつか紹介していきます。個人事業主やフリーランスなど個人として仕事をしている方はもちろん、会社の総務担当者や情報システム担当者など、ファシリティを担当している方もぜひ参考にしてみてください。

ChatWork

ChatWorkはその名の通りビジネス向けのチャットツールとして提供されているアプリです。通常、メールでやり取りする場合はToやCc、Bccに関係者を入力し、件名と内容を入力して送信する必要がありますが、ChatWorkの場合はプロジェクトごとにチャットルームが分かれるため管理がしやすいメリットがあります。また、該当のメッセージを探す際もメールボックスに埋もれる心配がなく安心。

必要に応じてタスクを追加したり、業務に必要な情報を概要欄に常時表示させておくことも可能です。特にプロジェクトに入ったばかりの担当者の場合、それまでのメールのやり取りなどを引き継ぐ際に多くの手間がかかってしまいますが、ChatWorkであればそのような心配も要りません。メールではないため、定型文のような挨拶や署名の設定なども必要ありません。

社内の担当者同士のコミュニケーションはChatWorkで、社外の取引先や顧客とのやり取りはメールで、といったように使い分けができるのも良いポイントではないでしょうか。

Slack

SlackもChatWorkと同様、チャットツールのひとつなのですが、ChatWorkとの最大の違いは外部サービスとの連携にあります。SNSとの連携、Googleカレンダーとの連携などが充実しており、膨大なアプリやシステムと自動連携が可能です。Slackは主にエンジニアなどのユーザーから支持を集めており、プログラミング言語を共有できることが最大の理由として考えられます。

ChatWorkに比べると、始めのうちは使い方が分かりづらい、とっかかりづらいといった印象を持ってしまいがちですが、一度Slackに慣れてしまうと他のチャットツールやメールでのやり取りには戻れないほど快適で便利なアプリです。IT企業の開発部門を中心にSlackの利用は爆発的に増えています。

Evernote

iPhone純正アプリの「メモ」はMacをはじめとしたApple製品のデバイスと連携できますが、当然のことながらWindowsのPCを利用していると連携できません。そこでおすすめしたいのが、Evernoteというメモアプリです。

しかし、Evernoteは単なるメモアプリではありません。他のユーザーとの共有や手書き文字の取り込み、検索。WEB画面のスクリーンショットの保存など、アイデアや情報を残しておくためのあらゆる手段が用意されています。

Evernoteの効果的な活用方法としては、たとえば議事録の共有があります。他のユーザーとも共有で利用できるため、当日会議に参加できなかった人もEvernoteを開くだけで簡単に議事録の確認が可能。メモ帳からWordやドキュメントシートに清書して、メンバーに共有するといった手間もなくなり、業務効率化に貢献します。文章にするのが難しい議事録であっても、ホワイトボードに記載された内容を写真に撮り、それをEvernoteに貼り付けることも可能。

また、純粋なメモ帳としてアイデアを書き留めたり、参考になるWEBサイトをクリップしておくことでビジネスのスピードも格段に向上することでしょう。

Googleカレンダー

もはや定番のアプリになりつつあるのがGoogleカレンダーではないでしょうか。iPhoneにも純正のカレンダーアプリはインストールされていますが、Googleアカウントとの連携も簡単なGoogleカレンダーをメインで利用している方も少なくありません。

もはやビジネスだけではなく、プライベートにおいてもスケジュール手帳代わりに利用されているGoogleカレンダー。当日、または前日に予定を知らせてくれるリマインダー機能や、飲み会などにも使えるゲストの追加、場所の追加など、予定についてあらゆる内容を網羅できるツールといえるでしょう。

スプレッドシート

Googleが提供しているスプレッドシートやドキュメントシートはパソコンで利用しているユーザーが多いと思いますが、iPhone向けの専用アプリも提供されています。パソコンに比べると画面は小さいため本格的な編集作業は苦手ですが、出張先で内容を確認したり簡単な修正を加える程度であればパソコンを開かなくてもその場で対応が可能です。

また、当然のことながらWordやExcelとったアプリケーションとは異なり、ライセンス料も無料で利用できるためコストの面から考えても有利といえるでしょう。スプレッドシートやドキュメントシートは、今やビジネスマン必携のアプリケーションであると言っても過言ではありません。

Googleドライブ

スプレッドシートやドキュメントシートといったGoogleアプリケーションはもちろん、ExcelやWord、PowerPointといったファイルの置き場所にも使えるのがGoogleドライブです。iPhoneの場合、パソコンのようにホーム画面やデスクトップ画面にファイルを置いておくことができないため、Googleドライブのようなクラウドでファイルを管理するアプリケーションは必要不可欠。

ちなみに、PDFファイルや写真データ、音楽や動画データも保存できるため、iPhoneの保存容量を消費することもなく安心です。メールなどでデータを送付する際も、大容量の添付ファイルを貼り付ける必要もなく、GoogleドライブのリンクURLを送付するだけで共有可能なため使い勝手は抜群といえるでしょう。

Skype

働き方改革の一貫でテレワークに取り組む企業が増えていますが、そこで課題になるのが従業員同士のコミュニケーションです。同じオフィス内にいないことによってコミュニケーションが取りづらく、ミーティングを開くのも一苦労といったことが起こり得ます。通常の通話やテレビ電話だと通信費がかさんでしまい、莫大な経費がかかってしまうことになりますが、Skypeであればインターネット回線を使って気軽にテレビ電話が可能であるため、経費削減にも一役買ってくれるはずです。

ミーティングにおいては資料の投影やホワイトボードを使って説明したりと、音声だけでは伝わりづらい場面も多いものです。Skypeを活用することによって、まるでその場に同席しているかのようにリアルなコミュニケーションが実現でき、日々の業務も滞りなく進められるようになるはずです。

ちなみに、契約するプランによってはSkype用の電話番号も取得できるため、内線代わりに使用することも可能です。通話料金を抑えたいという場合においても心強い味方になってくれることでしょう。

Dropbox

Googleドライブと同様、クラウドのストレージとして活用できるDropbox。ビジネスプランを契約すれば、容量無制限で利用できることも大きなメリットといえます。動画や音楽データを多く扱うマルチメディア系の職種において、データ保存容量の逼迫は大きな問題です。Dropboxであれば、保存容量を気にすることなくデータを詰め込んでいくことが可能なため、使い勝手の良いストレージサービスではないでしょうか。

また、ファイルを共有する際にパスワードを設定できることもDropboxの有利なポイント。相手が特定の人だけが見られるように安全なファイル共有をしたい場合にDropboxはおすすめのアプリケーションといえるでしょう。無料で利用できるプランも用意されているため、まずは使ってみてから本格的に導入するかを判断してみるのもおすすめです。もちろん、クラウドストレージサービスのためiPhoneアプリ以外でも、パソコンのブラウザからアクセスして利用することもできます。

freee

フリーランスや個人事業主、会社を立ち上げたばかりの経営者にとって煩わしいのが経理の業務です。請求書の発行、領収証の発行、取引の仕訳を記帳したりといった作業は煩わしく管理も簡単ではありません。税理士に依頼するのもひとつの方法ですが、事業を立ち上げたばかりの経営者にとってはできるだけ経費をかけずに管理したいものです。

そこでおすすめなのが、クラウド会計ソフトの「freee」。請求書や領収証といったフォーマットをあらかじめ登録可能で、取引先ごとに簡単に管理が可能。iPhone向けアプリではレシートや領収証を撮影するだけで経費の記帳もでき、煩わしい経理の作業から解放されます。さらにはネットバンクやクレジットカードの情報をfreeeに連携することによって、記帳に必要な勘定科目をAIが推測。手作業による記帳をサポートしてくれる役割を果たします。

個人事業主やフリーランス向けのプランであれば、年額9,800円から利用できるため、税理士に依頼するよりもはるかにコスト削減に役立つことでしょう。

乗換案内

出張や外回りが多い方に欠かせないのが「乗換案内」です。これはビジネス用途以外にも、多くのユーザーがインストールして活用しているアプリではないでしょうか。電車の乗り換えルート検索はもちろんですが、路線バスや飛行機、フェリー、高速バスといったあらゆる公共交通機関のルート案内をしてくれます。普段通勤ルートが決まっている方も、たとえば人身事故の影響によって迂回ルートを検索しなければならないこともあるかもしれません。また、鉄道会社のダイヤ改正によっていつもの電車の時間が変わってしまうことも考えられます。仮に普段は自動車で移動している方であっても、何らかの理由によって電車や新幹線に乗らなければならないケースもあるでしょう。乗り換え案内アプリは、普段利用しない方であってもiPhoneに入れておいて損はないはずです。