iPhoneがタイムカード代わりになる？テレワークに不可欠なクラウド勤怠管理システムとは

新型コロナウイルスの影響によって多くの企業がテレワークに踏み切った2020年。今年初めてテレワークを経験したという方も多いのではないでしょうか。しかし、必ずしも全ての企業がテレワークに対応できるわけではなく、業務の性質上出勤を余儀なくされるケースもあります。また、そもそもテレワークの準備ができていない中で導入した結果、さまざまな弊害が生じてしまい、現在では通常のオフィス出勤に戻っている企業も少なくありません。

そこで今回は、テレワークにおける出退勤の管理がスマホ上で可能なクラウド勤怠管理システムについて詳しく解説します。

テレワークを導入する際の問題点

テレワークを導入しようと考えても、企業によってさまざまな問題が生じ断念せざるを得ないケースも多いです。たとえば「オフィスでしかできない業務がある」「テレワークに対応できるノートPCなどの端末が支給・貸与されていない」「マネジメントが難しい」などは典型的な事例といえるでしょう。

もちろん、接客などのサービス業や医療・介護といった業種は物理的にテレワークは難しいものです。しかし、事務職や企画職など、普段はオフィスで業務を行っている職種については、業務プロセスの改善やクラウドサービスの活用などによってテレワークを実現できる方法はあります。

また、出退勤の管理をタイムカードで行っており、オフィスに出社しなければ出勤・退勤の打刻ができないという企業も少なくありません。テレワークに移行した場合、自己申告で出退勤の時間をExcelやスプレッドシートに記録する方法もありますが、正確に管理したいと考える企業にとっては最良の方法とはいえません。また、管理職やリーダーが勤怠状況を把握するために、都度メンバーから報告を受けるのも非効率的といえるでしょう。

スマホで打刻が可能な勤怠管理システム

テレワークにおける勤怠管理の問題を克服するための手段として、iPhoneなどのスマホで手軽に打刻できるクラウド勤怠管理システムが注目されています。クラウド勤怠管理システムを導入すると、出退勤の打刻のためにわざわざオフィスに向かう必要がなく、スマホさえあればその場で簡単に打刻が可能です。また、組織やチームのメンバー全員の勤怠状況もWeb上で確認できるため、人事担当者や管理職の手を煩わせることもありません。

テレワークはもちろんですが、外回りや出張時の勤怠打刻も簡単にできるため、新型コロナウイルスの感染拡大が落ち着いてこれまでの日常が戻ってきた後もさまざまな場面で活用できるはずです。

クラウド勤怠管理システムの主な機能

クラウド勤怠管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、今回はその中でも代表的な機能を紹介します。

マルチデバイスに対応した出退勤の打刻

勤怠管理システムのメイン機能である出退勤の打刻は、ほとんどのシステムがマルチデバイスに対応しています。マルチデバイスとはPCやスマホ、タブレットなど複数のデバイスで操作できる機能で、外出先でも簡単に打刻ができます。

ちなみに、勤怠管理システムの中には打刻の際の位置情報を同時に取得するものもあり、打刻情報が正確なものかが証明できるほか、勤怠管理の適正化にも役立ちます。勤怠管理システムによっても出退勤打刻の付加機能や特徴は異なるため、複数のシステムを比較しながら検討してみましょう。

集計機能

出退勤の打刻は全従業員に共通して求められる機能ですが、勤怠管理システムにはもう一つ重要な役割があります。それは、人事担当者や管理職がメンバーの勤怠状況を確認することです。テレワークでは物理的にメンバーの状況が見えないため、誰が何時に勤務を開始して何時に終了したのかが分かりません。

都度勤怠状況を報告してもらう方法もありますが、非効率的でメンバーに業務負担がかかってしまいます。しかし、勤怠管理システムに搭載された集計機能を活用すれば、メンバーそれぞれの勤務状況が一覧でリアルタイムに確認できます。

休暇管理

打刻や集計機能に関連した機能として、有給休暇の取得状況や残日数などを管理できる休暇管理もあります。働き方改革によって有給休暇の取得を推進する企業も増えてきましたが、従業員にとっては「今年の有給休暇の残日数が分からない」「今年失効する有給休暇の日数はどの程度あるのか」といったように、適切に休暇管理ができていないことも多いです。

そこで、休暇管理の機能をうまく活用すれば、今年度のうちにあと何日有給休暇を消化するのか、そのために何月に何日の有給休暇を取得すべきか、といったように具体的な計画が立てやすくなります。

スケジュール・シフト管理

業務に関連するスケジュールをカレンダーアプリなどで確認している方も多いと思いますが、同じ部署のメンバーや関係者にも共有するためには勤怠管理システムのスケジュール管理機能を活用する方法もおすすめです。会議や打ち合わせの日程を確認してスケジュール申請を送ることもできるほか、スケジュールの内容によっては参加する人数枠の設定や人員管理も可能です。また、シフト勤務の職種においても、勤怠管理システムを利用すればシフトの作成や変更、管理も容易です。

アラート機能

アラート機能とは、長時間勤務や打刻漏れ、休日勤務などに該当する可能性がある場合、あらかじめ警告を発して注意を促すものです。たとえば繁忙期で業務が立て込んでおり、残業時間が増え、一月あたりの労働時間がオーバーする場合などにおいて、「このままだと残業時間が○時間に達するおそれがあります」といったように、アラートで知らせてくれます。

ワークフローシステム

有給休暇の申請や出張申請などの際、紙の申請書を上司や人事部に提出するフローの企業も多いですが、働き方改革およびペーパーレス化の一環としてワークフローシステムを採用するケースが増えています。有給休暇や出張などの申請は勤怠管理とも関連性が高いことから、基本的な出退勤管理の機能に加えてワークフロー機能を搭載したシステムも存在します。

クラウド勤怠管理システムの選び方

クラウド勤怠管理システムにはさまざまな機能が搭載されており、システムや製品の種類も豊富です。自社にマッチしたクラウド勤怠管理システムを選ぶためには、まずは勤怠管理に関する課題を整理したうえで、複数のシステムや製品を比較することが重要といえます。

ちなみに、クラウド勤怠管理システムの多くは1ユーザーあたり月額数百円程度で利用できる安価なサービスが多いため、大企業はもちろんですが中小企業でも手軽に導入できるメリットがあります。一方で、導入時に初期費用がかかったり、最低利用料金として月額数万円程度のコストがかかるケースもあるため注意しましょう。

テレワークにともない勤怠管理で悩みを抱えている方はもちろん、管理職や人事担当者の業務効率化を目指している企業もクラウド勤怠管理システムをぜひ検討してみてください。